Redsoft

Mail2Task

Система интеграции amoCRM
и CRM Битрикс24
Mail2Task - это приложение для Битрикс24, которое позволяет в автоматически добавлять задачи в Битрикс24 по заданным параметрам прямо из почты.

Как это работает?

Это Юля, маркетолог из компании Газпрём

Она хочет поставить задачу в агенство ХХХ, которое обслуживает сайт компании Газпрём. Она использует почту для постановки задач всем подрядчикам.

Это Петр, менеджер
агенства ХХХ

Он ведет проект поддержки сайта Газпрём в Битрикс 24. Он хотел бы чтобы Юля ставила задачи сразу в Битрикс 24, чтобы он не делал это руками.

Тут поможет Mail2Task - система управления задачами из почты.

Юля отправит письмо на ящик, привязанный к проекту (например, gazprem@xxx-agency.ru)
Проверит, есть ли у Юли права ставить задачу в проект
Превратит письмо от Юли в задачу в Битрикс24 в проекте поддержки сайта
Назначит Петю ответственным для этой задачи
А Битрикс 24 отправит Юле уведомление, что задача поставлена
К слову, если подключен наш TelegramBot для Б24, оба еще и в телеграм получат уведомления

Возможности

Постановка задач осуществляется из входящих писем конкретных почтовых ящиков.

При постановке задач заголовком становится тема письма, текст письма становится текстом задачи. Все вложения переносятся в задачу автоматически.

Любые повторные письма по этой же теме добавляются как комментарии к задаче от имени сотрудника.

Письма могут быть поставлены в задачи при условии, что email приславшего письмо пользователя существует в корпоративном портале Битрикс24 и в конкретной группе задач, либо для email адреса создан синоним: таким образом задачами не станут письма от неподходящих адресатов.

Для каждого письма можно настроить группу задач и назначить ответственных лиц, соисполнителей и наблюдателей
Постановщик задачи определяется автоматически
Список адресатов формируется, поэтому задачи не попадут случайным адресатом или спам-ящикам
Можно использовать как один, так и несколько принимающих ящиков
Для каждого письма можно настроить группу задач и назначить ответственных лиц, соисполнителей и наблюдателей

Результаты внедрения

Сокращение времени постановки задачи в почте

Среднее время постановки задачи руками из почты - 3-8 минут. При большом количестве задач для постановки процесс требует существенного времени от менеджера - иногда оно может исчисляться часами. Mail2Task сокращает время постановки задачи до 5-10 секунд: задачи ставятся непосредственно через email c автоматическим переносом в Битрикс.24

Улучшение SLA

Если у владельца Битрикс24 есть требование от контрагента реагировать на задачу, полученную в почту, в течение заданного срока, постановка задачи через Mail2Task в Битрикс24 выполняет его автоматически

Сокращение издержек

Менеджеру проекта теперь не нужно заниматься ручным разбором почты, поиском в ней задач от клиента - пусть занимается своими прямыми обязанностями - управляет проектом.

Интерфейс приложения

  • Настройка доступа к почте

    Для функционирования приложения необходимо в настройках приложения добавить email, с которого будет собираться почта.

    Настройка доступа к почте
  • Настройки

    Для каждого проекта можно задать все параметры постановки задачи: Проект, Ответственный, Постановщик (если отправителя нет в Битрикс 24), Соисполнители, Наблюдатели, Разрешенные отправители.

    Настройки
Письма принимаются с любых почтовых адресов и любых почтовых клиентов.
При постановке задачи ее заголовком становится тема письма.
При наличии вложений в письмо они также прикрепляются к задаче прикрепленными файлами.
Любые повторные письма по этой же теме на почтовый ящик, из которого осуществляется постановка задач, добавляются как комментарии к задаче от имени сотрудника.

Цитата
руководителя
продукта

Изначально мы разрабатывали Mail2Task для нужд своей компани.

Основной идеей было автоматизировать и ускорить процессы постановки задач, поскольку огромное количество задач от клиентов приходит именно из почты, а встроенное в битрикс решение было не достаточно удобным для клиентов.

Наше решение позволило улучшить скорость и простоту постановки задач и клиенты это высоко оценили.

Позже, увидев насколько эффективно это приложение, мы решили сделать его доступным широкому кругу пользователей.

Задать вопрос о возможностях продукта

Напишите нам и мы обязательно ответим
вам в течение одного рабочего дня

Спасибо!
Ваше сообщение
успешно отправлено!